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Zahlenwerk-Anwendung

Zahlenwerk ist die Arbeitsumgebung für Beteiligungs- und Fondsdaten: Dokumente hochladen, Portfolio und Kapitalabrufe im Blick behalten, Stammdaten pflegen und mit KI-Assistenten direkt auf Ihren Daten arbeiten.

## Loslegen [#loslegen] In fünf Schritten vom ersten Login zum arbeitsfähigen Team. Zahlenwerk in Claude, ChatGPT oder Cursor nutzen. ## Was möchten Sie tun? [#was-möchten-sie-tun] Berichte und Kapitalabrufe automatisch auslesen lassen. Positionen, Cashflows, Bewertungen und Historie. Wie TVPI, DPI und IRR berechnet werden. Fälligkeiten, IBAN-Prüfung und Zahlungsdatei. Rollen, Plätze, Einladungen und Zugriff je Bereich. EU-Hosting, Verschlüsselung, Sicherungen. ## Hilfe [#hilfe] Finden Sie etwas nicht? Suchen Sie mit K oder schreiben Sie an [hello@zahlenwerk.studio](mailto:hello@zahlenwerk.studio). # Briefbögen & Dokumente (/arbeiten/briefboegen) Für jede Gesellschaft und Person im Verzeichnis erzeugt Zahlenwerk Word-Dokumente mit Name, Logo und rechtlichen Pflichtangaben in der Fußzeile. ## In der App [#in-der-app] 1. Öffnen Sie die Gesellschaft oder Person im **Verzeichnis**. 2. Klicken Sie **Herunterladen** und wählen Sie im Abschnitt **Briefbogen**: * **Deutsche Vorlage (.docx)**: Brief nach DIN 5008, * **Englische Vorlage (.docx)**, * **Leerer Briefbogen (.docx)**. Für Gesellschaften gibt es dort zusätzlich das **KYC-Dossier (.zip)** mit den hinterlegten Angaben und Dokumenten. Die Fußzeile nutzt die Angaben aus **Recht & Registrierung** und **Adresse & Kontakt**. Pflegen Sie Registergericht, Registernummer und Geschäftsführung, damit der Briefbogen vollständig ist. Den Dokumentstil des Teams legen Sie unter fest. ## Im Chat oder KI-Client [#im-chat-oder-ki-client] „Erstelle einen Briefbogen für die Muster Beteiligungs GmbH“ funktioniert im KI-Chat und in angebundenen KI-Clients ebenso. Das Ergebnis ist eine Datei zum Herunterladen. # KI-Chat (/arbeiten/chat) Der KI-Chat beantwortet Fragen zu Ihren Daten und erledigt Aufgaben direkt im Team, etwa Positionen anlegen, Cashflows erfassen oder Briefbögen erzeugen. ## Chat starten [#chat-starten] * für einen neuen Chat, * **KI fragen** als Seitenpanel neben der aktuellen Seite. Mit `/` rufen Sie einen **Skill** auf (von Zahlenwerk für Ihr Team eingerichtete Abläufe), mit `@` verweisen Sie auf einen Eintrag. ## Modi [#modi] | Modus | Was die KI darf | | ------------- | ------------------------------------------ | | **Auto** | Lesen und schreiben | | **Recherche** | Nur lesen; das wird serverseitig erzwungen | Unter **Quellen** schalten Sie Verzeichnis, Portfolio oder Buchhaltung für den Chat ab. ## Was der Chat kann [#was-der-chat-kann] * Berichte, Positionen, Kennzahlen und Verzeichnis auswerten, * Positionen, Cashflows, Bewertungen und Vesting anlegen oder ändern, * Gesellschaften und Personen anlegen, Bankkonten pflegen, * Briefbögen, Briefe und KYC-Dossiers erzeugen, * Buchhaltungsauswertungen lesen und Buchungen kontieren (sofern Buchhaltung aktiv ist). Anhänge: PDF, Word, Excel, CSV, Text und Bilder. Große Berichte laden Sie besser über [Dokumente hochladen](/arbeiten/dokumente-hochladen) hoch. Sie sprechen mit einem KI-Assistenten. Er kann sich irren. Änderungen aus dem Chat stehen in der Historie mit dem Vermerk „über Chat“ und lassen sich zurücknehmen. ## Chats organisieren [#chats-organisieren] In der Seitenleiste hat jeder Chat die Aktionen **Anheften**, **Umbenennen**, **Archivieren** und **Löschen**. Archivierte Chats finden Sie unter **Archiviert**. Lange Chats fassen sich automatisch zusammen. ## Datenschutz [#datenschutz] Ohne eigenen KI-Schlüssel läuft die Verarbeitung ausschließlich in der EU. Mit eigenem Schlüssel gelten die Bedingungen Ihres Anbieters. → [Architektur & Datenhaltung](/datenschutz-hosting/architektur) Jede Antwort kostet 0,05 Credits. → [Pakete & Nutzung](/vertrag/pakete-nutzung) # Dokumente hochladen (/arbeiten/dokumente-hochladen) Zahlenwerk liest Fondsdokumente aus und legt daraus Positionen, Kennzahlen und Cashflows an. Sie müssen nichts abtippen. ## Wo Sie hochladen [#wo-sie-hochladen] | Ort | Wofür | | ---------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | | Neuer Fonds aus einem Bericht | | **Position hinzufügen** unten rechts in **Assets** | Dialog **Report hochladen** | | | Mehrere Berichte auf einmal | | Auf einer Position: **Quartalsbericht hinzufügen** / **Dokument hinzufügen** | Weiterer Bericht oder Dokument zu genau dieser Position | | | Kapitalabruf-Mitteilung | Ziehen Sie die Dateien in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich. ## Dateiformate und Größen [#dateiformate-und-größen] | Was | Formate | Maximal | | --------------------------- | ------------------------- | -------------- | | Berichte | PDF, DOCX, XLSX, XLS, CSV | 50 MB je Datei | | Dokumente an einer Position | zusätzlich PNG, JPEG | 50 MB je Datei | | Dokumente im Verzeichnis | PDF, Office, Bilder | 25 MB je Datei | | Logos und Fotos | PNG, JPEG, WEBP, SVG | ca. 2 MB | PDFs ohne Textebene (reine Scans) können nicht ausgelesen werden. Exportieren Sie das Dokument nach Möglichkeit direkt als PDF aus dem Investorenportal. ## Was erkannt wird [#was-erkannt-wird] * **Quartals- und LP-Berichte**: NAV, abgerufenes und zugesagtes Kapital, Ausschüttungen, TVPI, DPI, RVPI, IRR, Portfoliounternehmen mit Wert, Kosten und Status, Fondskonditionen. * **Kapitalkontoauszüge**: Zusage, Einzahlungen, Ausschüttungen, Gebühren, Zeitwert, offene Zusage. * **Kapitalabruf-Mitteilungen**: Nummer, Datum und Fälligkeit, Betrag, Ausgleichszinsen, Anteil an der Zusage, Bankverbindung. * **Ausschüttungsmitteilungen**, sowie Vertragsdokumente wie LPA, Zeichnungsschein, SAFE oder Optionsvereinbarung (werden eingeordnet und abgelegt). ## Vor dem Hochladen: Credits [#vor-dem-hochladen-credits] Vor dem Senden zeigt Zahlenwerk eine Schätzung, z. B. „Etwa 6 Credits für 2 Dateien“. Mit **Hochladen** bestätigen Sie. Details unter [Pakete & Nutzung](/vertrag/pakete-nutzung). Eine Datei, die schon im Team liegt, wird erkannt („Bereits in Ihrer Bibliothek“) und nicht erneut berechnet. ## Wie lange es dauert [#wie-lange-es-dauert] * Kapitalabruf-Mitteilungen: etwa eine Minute. * Kapitalkontoauszüge und kürzere Berichte: meist ein bis zwei Minuten. * Lange Berichte: entsprechend länger. Sie können währenddessen weiterarbeiten. ## Status verfolgen [#status-verfolgen] Unter sehen Sie jeden Lauf: | Status | Bedeutung | | -------------------------------- | ---------------------------------------------------- | | **In Warteschlange** / **Läuft** | Wird verarbeitet. | | **Extrahiert** | Fertig, Daten sind übernommen. | | **Fehlgeschlagen** | Mit Grund; **Erneut versuchen** startet neu. | | **Nicht zutreffend** | Das Dokument enthält keine auslesbaren Fondsdaten. | | **Neue Datei nötig** | Die Datei ist unbrauchbar, z. B. ein Scan ohne Text. | Ergebnisse mit geringer Sicherheit landen zur Kontrolle in der [Prüfung](/arbeiten/pruefung). ## Sammlungen [#sammlungen] Alle Berichte eines Fonds bilden eine **Sammlung**, die zu einer Fondsposition gehört. Berichte mit demselben Fondsnamen werden automatisch zusammengeführt. Die Zuordnung läuft über den vollständigen rechtlichen Namen. Zwei Fonds mit fast gleichem Namen (z. B. „Fund II“ und „Investment II“) bleiben getrennt. Ist etwas falsch zusammengeführt oder getrennt, nutzen Sie **Zusammenführen mit …** oder schreiben Sie uns. # Kapitalabrufe (/arbeiten/kapitalabrufe) Unter sehen Sie alle offenen Abrufe mit Fälligkeit („fällig in 12 Tagen“, „heute fällig“, „überfällig“) und darunter die **Historie der Kapitalabrufe**. ## So kommt ein Abruf ins System [#so-kommt-ein-abruf-ins-system] 1. **Notice hochladen**: Laden Sie die Kapitalabruf-Mitteilung hoch. Zahlenwerk liest Betrag, Fälligkeit und Bankverbindung aus. 2. Der Abruf erscheint als **Offen** in der Liste und in den Cashflows der Position. ## Bankverbindung prüfen [#bankverbindung-prüfen] Zahlenwerk vergleicht die IBAN der Mitteilung mit der hinterlegten Bankverbindung des Fonds: * **Empfängerkonto bestätigt**: stimmt überein. * **IBAN weicht ab, nicht überweisen**: Klären Sie die Abweichung direkt mit dem Fonds. Geänderte Bankdaten in einer Mitteilung sind ein typisches Betrugsmuster. ## Zahlung vorbereiten [#zahlung-vorbereiten] **Zahlung vorbereiten** führt in drei Schritten zu einer Überweisungsdatei für Ihr Banking: Belastungskonto wählen, Überweisungsdetails prüfen, Datei erzeugen (SEPA-XML pain.001 oder DTAZV für Auslandszahlungen). Die Datei laden Sie in Ihr Onlinebanking. Zahlenwerk selbst löst keine Zahlung aus. ## Als überwiesen markieren [#als-überwiesen-markieren] Nach der Zahlung klicken Sie **Als überwiesen markieren**. Erst dann zählt der Abruf in Eingezahlt, TVPI und IRR. ## Erinnerungen [#erinnerungen] Zahlenwerk erinnert **14 und 3 Tage vor Fälligkeit** sowie bei Überfälligkeit, im Posteingang und je nach Einstellung per E-Mail oder im Team-Chat. → [Benachrichtigungen](/integrationen/benachrichtigungen) # Kennzahlen (/arbeiten/kennzahlen) Alle Kennzahlen werden aus den gespeicherten Cashflows und der letzten Bewertung berechnet, nicht aus den Angaben im Bericht übernommen. So bleiben sie über alle Positionen vergleichbar. ## Formeln [#formeln] | Kennzahl | Berechnung | | ------------------------ | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Eingezahlt** (Paid-in) | Summe aller Einzahlungen (Zeichnung, Kapitalabrufe, Gebühren) | | **Ausgeschüttet** | Summe aller Rückflüsse (Ausschüttungen, Dividenden, Exiterlöse) | | **TVPI** (= MOIC) | (Ausgeschüttet + NAV) ÷ Eingezahlt | | **DPI** | Ausgeschüttet ÷ Eingezahlt | | **RVPI** | NAV ÷ Eingezahlt | | **IRR** | Interner Zinsfuß (XIRR) über alle datierten Cashflows, mit dem NAV als letztem Rückfluss zum Bewertungsstichtag | TVPI, DPI und IRR werden für Fonds, SPVs, Direktbeteiligungen und Secondaries berechnet. ## Regeln, die die Zahlen beeinflussen [#regeln-die-die-zahlen-beeinflussen] * **Fortgeschriebener NAV:** Zahlungen nach dem letzten Bewertungsstichtag werden auf den NAV addiert. Die Oberfläche weist darauf hin („Inkl. … Zahlungen nach der Bewertung vom …“), Wert, TVPI und IRR gelten dann als geschätzt. * **Offene Kapitalabrufe zählen nicht.** Ein Abruf fließt erst ein, wenn er **als überwiesen markiert** ist. Stornierte Abrufe zählen nie. * **Fremdwährungen:** Cashflows in einer anderen Währung als der Position werden nicht eingerechnet und als „Ereignisse ausgeschlossen (Fremdwährung)“ angezeigt. ## Berichtswährung [#berichtswährung] Unter wählen Sie, in welcher Währung Summen angezeigt werden. Umgerechnet wird mit den täglichen Referenzkursen der Europäischen Zentralbank zum jeweiligen Stichtag. Ohne Auswahl zeigt Zahlenwerk Summen je Währung. Fondskennzahlen wie TVPI werden nie über Währungen hinweg gemittelt. # Portfolio & Positionen (/arbeiten/portfolio) Der Bereich **Assets** zeigt Ihr gesamtes Vermögen: als **Dashboard**, nach **Aufteilung** in Assetklassen, als Durchschau auf die **Unternehmen** in Ihren Fonds und unter **Aktivitäten** mit Kapitalabrufen und Uploads. ## Positionsarten [#positionsarten] | Art | Beispiele | | ---------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------- | | Fonds und SPV | LP-Beteiligung an einem Private-Equity- oder Venture-Fonds, Co-Investment-Vehikel, Secondary | | Direktbeteiligung | Anteile an einer Gesellschaft | | Wandelinstrumente | SAFE, Wandeldarlehen | | Mitarbeiterbeteiligung | ISO- und NSO-Optionen, RSU, VSOP, Optionsschein | Immobilien und Flugzeuge sind als Zusatzmodule verfügbar. Weitere Assetklassen sind mit „bald“ gekennzeichnet und noch nicht nutzbar. ## Positionen anlegen [#positionen-anlegen] * **Aus einem Bericht** (empfohlen): Laden Sie einen Quartalsbericht oder Kapitalkontoauszug hoch. Zahlenwerk legt die Position an. → [Dokumente hochladen](/arbeiten/dokumente-hochladen) * **Im Chat oder über Ihren KI-Client**: Beschreiben Sie die Position, z. B. „Lege eine SAFE über 50.000 USD an XY an, Cap 10 Mio.“. → [KI-Chat](/arbeiten/chat) ## Eine Position im Detail [#eine-position-im-detail] Jede Position hat Reiter, je nach Art unter anderem: | Reiter | Inhalt | | ----------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------- | | **Überblick** | Kennzahlen und Wertentwicklung | | **Cashflows** | Zeichnung, Kapitalabrufe, Ausschüttungen, Dividenden, Gebühren, Verkäufe; direkt editierbar | | **Bewertungen** | Werte mit Quelle (Bericht, Kapitalkonto, 409A, Finanzierungsrunde, Börsenkurs, manuell) | | **Kapitalkonto** | Stand laut Kapitalkontoauszug | | **Unternehmen** | Portfoliounternehmen des Fonds | | **Dokumente** | Berichte und Verträge zur Position | | **Konditionen** / **Vesting** | Fondskonditionen oder Vesting-Plan | Im Kopf legen Sie fest, welche Gesellschaft die Position hält (**Gehalten von**). ## Status [#status] **Aktiv**, **Verkauft**, **Gewandelt** (SAFE oder Wandeldarlehen in Anteile), **Abgeschrieben**, **Verfallen**. ## Änderungen zurücknehmen [#änderungen-zurücknehmen] Jede Änderung, auch durch den KI-Assistenten, erscheint in der **Historie** der Position und lässt sich mit **Zurücknehmen** rückgängig machen. → [Aktivitätsprotokoll](/team/aktivitaetsprotokoll) ## Export [#export] **Report exportieren** erzeugt eine Excel-Arbeitsmappe oder einen PDF-Report für einen gewählten Zeitraum. # Prüfung unsicherer Ergebnisse (/arbeiten/pruefung) Nicht jedes Dokument lässt sich eindeutig lesen. Ist sich Zahlenwerk bei einem Ergebnis nicht sicher, werden die Zahlen **nicht** automatisch in Ihr Portfolio übernommen. Stattdessen landet der Bericht in der Liste **Zu prüfen**. ## Wo Sie die Liste finden [#wo-sie-die-liste-finden] * In den **Aufgaben** unter „Zu prüfen“, wenn Sie Zugriff auf Agents & Tools haben, * sonst über den Eintrag **Zu prüfen** mit Zähler in der Seitenleiste. Auf der betroffenen Position weist ein Banner darauf hin: „Dieser Bericht wird geprüft“. ## Typische Gründe [#typische-gründe] * Fondsname oder Berichtszeitraum fehlen. * Keine Portfoliounternehmen erkannt. * Beträge könnten kumuliert statt periodisch sein. * Ein anderer Bericht deckt Fonds und Zeitraum bereits ab. ## Was Sie tun [#was-sie-tun] | Aktion | Wirkung | | ------------------------ | ---------------------------------------------------------------------- | | **Öffnen** | Bericht und ausgelesene Werte nebeneinander ansehen. | | **Bestätigen** | Werte stimmen, Cashflows und NAV werden übernommen. | | **Erneut extrahieren** | Nochmals auslesen, z. B. nachdem Sie die richtige Datei ergänzt haben. | | **Sammlung archivieren** | Der Bericht gehört nicht in Ihr Portfolio. | # Verzeichnis (/arbeiten/verzeichnis) Das **Verzeichnis** ist die Stammdatenbasis Ihres Teams: Gesellschaften, Stiftungen, Personen und ihre Beziehungen. ## Ansichten [#ansichten] | Reiter | Inhalt | | ------------------------------------- | ---------------------------------- | | **Entitäten** | Alle Gesellschaften und Stiftungen | | **Personen** | Alle natürlichen Personen | | **Organigramm** / **Gruppenstruktur** | Beteiligungsketten grafisch | ## Gesellschaft anlegen und pflegen [#gesellschaft-anlegen-und-pflegen] . Ein Eintrag hat die Abschnitte **Recht & Registrierung**, **Adresse & Kontakt**, **Personen**, **Beteiligungen**, **Bankkonten** und **KYC & Compliance**. * **Register prüfen** gleicht Angaben kostenlos mit öffentlichen Registern ab. * **Im Web suchen** ergänzt Angaben aus dem Web (2 Credits). Jeder Vorschlag muss von Ihnen bestätigt werden. * **Logo hochladen**: PNG, JPEG, WEBP oder SVG, ca. 2 MB. Speichern Sie den Eintrag vorher. ## Personen und Rollen [#personen-und-rollen] Auf einer Gesellschaft fügen Sie **Geschäftsführer**, **Gesellschafter** oder **Organmitglieder** hinzu, bei Stiftungen **Begünstigte**. Zwischen Personen erfassen Sie **Familienbeziehungen**. ## Wirtschaftlich Berechtigte [#wirtschaftlich-berechtigte] Zahlenwerk ermittelt wirtschaftlich Berechtigte entlang der Beteiligungskette nach § 3 GwG (mehr als 25 %): | Status | Bedeutung | | ----------------------- | ------------------------------- | | **Vorläufig** | Berechnet, noch nicht bestätigt | | **Bestätigt** | Von Ihnen geprüft | | **Kette unvollständig** | Es fehlen Beteiligungsangaben | Lässt sich keine natürliche Person ermitteln, wird ein fiktiver wirtschaftlich Berechtigter nach § 3 Abs. 2 S. 5 GwG angesetzt. Die Berechnung ersetzt keine rechtliche Prüfung. ## Dubletten [#dubletten] **Zusammenführen** vereint zwei Einträge. Das lässt sich nicht rückgängig machen. # Architektur & Datenhaltung (/datenschutz-hosting/architektur) Zahlenwerk ist eine Webanwendung, die vollständig von Zahlenwerk betrieben wird (Software as a Service). Sie installieren nichts; Updates erfolgen laufend ohne Wartungsfenster. ## Komponenten [#komponenten] | Komponente | Anbieter | Region | | ------------------------------------------------ | --------------------------------- | ---------------------------- | | Anwendung und API | Vercel | Dublin (EU) | | Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher | Supabase (AWS) | Irland (EU) | | Hintergrundverarbeitung (Auslesen von Berichten) | läuft in der Zahlenwerk-Datenbank | Irland (EU) | | KI-Modelle | Google Vertex AI (Gemini) | EU (Frankfurt / Niederlande) | | PDF-Umwandlung | Modal | EU | | Transaktions-E-Mails | Postmark | USA | ## KI-Verarbeitung in der EU [#ki-verarbeitung-in-der-eu] * Ohne eigenen Schlüssel werden KI-Modelle ausschließlich in EU-Regionen aufgerufen. Ist die EU-Verarbeitung nicht gewährleistet, bricht der Aufruf ab, statt auf eine andere Region auszuweichen. * Beim Auslesen von Dokumenten werden Namen von Personen und Gesellschaften aus Ihrem Verzeichnis **vor** dem KI-Aufruf durch Platzhalter ersetzt und erst im Ergebnis wieder eingesetzt. * Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. ## Mandantentrennung [#mandantentrennung] Jedes Team ist ein eigener Mandant. Die Trennung wird in der Datenbank selbst durchgesetzt (Row Level Security), nicht nur in der Oberfläche. Auch KI-Clients und Hintergrundjobs sehen ausschließlich Daten des jeweiligen Teams. ## Unterauftragsverarbeiter [#unterauftragsverarbeiter] Die verbindliche Liste steht im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Zusätzlich zu den oben genannten kommen Dienste nur zum Einsatz, wenn Ihr Team sie aktiv verbindet, etwa Microsoft (SharePoint, Teams), Slack oder Google Drive, oder wenn Sie einen [eigenen KI-Schlüssel](/datenschutz-hosting/eigene-ki-schluessel) hinterlegen. Weitere Informationen: [zahlenwerk.studio/security](https://www.zahlenwerk.studio/security). # Eigene Datenbank (/datenschutz-hosting/eigene-datenbank) Eigenes Hosting wird individuell vereinbart und von Zahlenwerk für Ihr Team freigeschaltet. Danach sieht der Owner die Seite . ## Was wo liegt [#was-wo-liegt] | Bei Zahlenwerk | In Ihrer Datenbank | | ---------------------------------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | Anmeldung, Teams, Rechte, Abrechnung | Positionen, Berichte und Kennzahlen, Bewertungen, Cashflows, Vesting | | Hochgeladene Originaldateien | Gesellschaften, Fonds und SPVs, Wechselkurse | | Verschlüsselte Zugangsdaten zu Ihrer Datenbank | | ## Was Sie bereitstellen [#was-sie-bereitstellen] * Eine PostgreSQL-Datenbank mit SSL, erreichbar von den ausgehenden IP-Adressen von Zahlenwerk (teilen wir Ihnen mit). * Eine Rolle `zw_app` mit `SELECT`, `INSERT`, `UPDATE`, `DELETE`. * Eine Rolle `zw_migrate` mit Schema-Rechten. Sie kann nach dem Go-live entzogen werden, wird aber für spätere Schema-Updates wieder benötigt. Beispiel-SQL steht im Assistenten unter **Before you start: what to provision**. ## Der Assistent [#der-assistent] ### Connect your database [#connect-your-database] Host, Port, Datenbank, Rolle, SSL-Modus (`require`, `verify-full`) und Passwort. Passwörter werden sofort verschlüsselt gespeichert. ### Add the migration role [#add-the-migration-role] Zugangsdaten der Rolle `zw_migrate`. ### Check the connection [#check-the-connection] **Run probe** prüft Erreichbarkeit und Rechte. ### Create the schema [#create-the-schema] Zahlenwerk legt die Tabellen an. ### Copy your data [#copy-your-data] Kopiert die vorhandenen Portfoliodaten in einer Transaktion. Kann gefahrlos wiederholt werden. ### Go live [#go-live] Ab jetzt liest und schreibt Zahlenwerk Portfoliodaten in Ihrer Datenbank. Der Schritt wird abgelehnt, wenn die Datenbank nicht erreichbar oder das Schema veraltet ist. Jeder Schritt wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten. **Switch back to cloud** schaltet wieder auf die Zahlenwerk-Datenbank um, kopiert aber **keine** Daten zurück. Daten, die während des Betriebs auf Ihrer Datenbank entstanden sind, bleiben dort. Stimmen Sie einen Rückweg vorher mit uns ab. ## Ihre Verantwortung [#ihre-verantwortung] * Verfügbarkeit, Leistung und Datensicherung der Datenbank, * SSL, Netzwerkfreigaben und Absicherung der Rollen, * Schema-Updates zeitnah zulassen, wenn Zahlenwerk sie ankündigt. Ist Ihre Datenbank nicht erreichbar, sind Portfoliofunktionen für Ihr Team nicht verfügbar. # Eigene KI-Schlüssel (/datenschutz-hosting/eigene-ki-schluessel) Diese Option ist sichtbar, wenn Zahlenwerk sie für Ihr Team freigeschaltet hat. Einstellen kann sie nur der Owner. Mit einem eigenen Schlüssel laufen die KI-Aufrufe Ihres Teams über Ihr eigenes Konto beim KI-Anbieter. ## Einrichten [#einrichten] 1. 2. **Provider** wählen: Google Gemini (AI Studio), Anthropic Claude oder OpenAI. 3. **API key** eintragen, optional ein **Model**. 4. **Verify and connect**: Zahlenwerk prüft den Schlüssel mit einem Testaufruf und speichert ihn verschlüsselt. Er wird danach nie wieder angezeigt. Mit **Replace key** tauschen Sie ihn aus, mit **Remove key, back to managed** kehren Sie zur Verarbeitung durch Zahlenwerk zurück. ## Was sich ändert [#was-sich-ändert] | | Verarbeitung durch Zahlenwerk | Eigener Schlüssel | | --------------------- | ----------------------------- | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Kosten der KI-Aufrufe | in Credits enthalten | direkt bei Ihrem Anbieter; keine Credits, keine Obergrenze | | Region | nur EU | nach den Bedingungen Ihres Anbieters, ggf. außerhalb der EU | | Rolle nach EU AI Act | Zahlenwerk | Ihr Team wird Betreiber (Deployer) | | Ausfall | – | Fällt Ihr Schlüssel aus (z. B. Guthaben leer), stoppen die KI-Funktionen. Es gibt **keinen** automatischen Wechsel zurück. | Die monatliche Pauschale bzw. der Paketpreis bleibt unverändert. ## Ihre Verantwortung [#ihre-verantwortung] * Vertrag und Datenverarbeitungsvereinbarung mit dem KI-Anbieter, * ausreichendes Guthaben bzw. Zahlungsmittel beim Anbieter, * Rotation und Widerruf des Schlüssels bei Bedarf. # Sicherheit (/datenschutz-hosting/sicherheit) ## Verschlüsselung [#verschlüsselung] * **Übertragung:** ausschließlich HTTPS mit HSTS. * **Speicherung:** Datenbank und Dateispeicher sind verschlüsselt. Dateien liegen in privaten Speichern und werden nur über kurzlebige, signierte Links ausgeliefert. * **Zugangsdaten Dritter** (Cloud-Speicher, Slack/Teams, Postfächer, eigene KI-Schlüssel, Datenbank-Passwörter): Umschlagverschlüsselung mit AES-256-GCM. Jeder Wert hat einen eigenen Datenschlüssel, der mit einem Hauptschlüssel in einem Key Vault verschlüsselt ist. Jede Entschlüsselung wird protokolliert. ## Zugangsschutz [#zugangsschutz] * Anmeldung ohne Passwort: Google, Microsoft, Magic Link oder Passkey. * Zwei-Faktor-Pflicht je Team (Passkey oder TOTP-App). → [Zwei-Faktor-Anmeldung](/team/zwei-faktor) * Tägliche erneute Bestätigung der Identität. * Rollen und Rechte je Bereich, getrennt einstellbar für KI-Clients. → [Rollen & Rechte](/team/rollen) * MCP-Anmeldung nach OAuth 2.1 mit PKCE; Zugriffstoken werden nur als Hash gespeichert und laufen spätestens nach einem Jahr ab. ## Nachvollziehbarkeit [#nachvollziehbarkeit] Änderungen werden mit Person, Zeitpunkt und Herkunft (App, Chat, MCP) protokolliert. → [Aktivitätsprotokoll](/team/aktivitaetsprotokoll) ## Datensicherung [#datensicherung] * **Datenbank:** tägliche Sicherung beim Hosting-Anbieter. Eine Wiederherstellung erfolgt auf den Stand einer Tagessicherung. * **Dokumente:** Hochgeladene Dateien liegen im Dateispeicher des Hosting-Anbieters in der EU. * **Eigene Kopie:** Mit der [Dokumentensicherung](/integrationen/dokumentensicherung) liegen Ihre Originale zusätzlich in Ihrem SharePoint oder Google Drive. ## Sicherheitsvorfälle melden [#sicherheitsvorfälle-melden] Schwachstellen oder Verdachtsfälle bitte an [hello@zahlenwerk.studio](mailto:hello@zahlenwerk.studio). # Anmeldung (/erste-schritte/anmeldung) Zahlenwerk läuft im Browser unter [app.zahlenwerk.studio](https://app.zahlenwerk.studio). Es gibt nichts zu installieren. ## Anmeldemethoden [#anmeldemethoden] | Methode | So funktioniert es | | ---------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Google | **Mit Google fortfahren**: Anmeldung mit Ihrem Google-Konto. | | Microsoft | **Mit Microsoft fortfahren**: Anmeldung mit Ihrem Microsoft-Konto (Entra ID / Microsoft 365). | | Magic Link | E-Mail-Adresse eingeben, **Magic Link senden**. Der Link in der E-Mail gilt etwa 10 Minuten; danach **Jetzt anmelden** klicken. | | Passkey | **Mit Passkey anmelden**: Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN. | Ein Passwort-Login gibt es bewusst nicht. Einladungen gelten für eine bestimmte E-Mail-Adresse. Melden Sie sich mit genau dieser Adresse an, sonst zeigt die Einladung **Different account**. ## Passkey einrichten [#passkey-einrichten] Nach der Anmeldung bietet Zahlenwerk an, einen **Passkey auf diesem Gerät einzurichten**. Mit **Passkey hinzufügen** ist die nächste Anmeldung auf diesem Gerät ein Fingertipp. Vorhandene Passkeys sehen und entfernen Sie unter . ## Tägliche Bestätigung [#tägliche-bestätigung] Aus Sicherheitsgründen bestätigen Sie Ihre Identität einmal pro Tag (Tageswechsel 4:00 Uhr Berliner Zeit): * **Mit zweitem Faktor** (Passkey oder Authenticator-App): Sie sehen **Confirm it's you** und bestätigen mit Passkey oder 6-stelligem Code. * **Ohne zweiten Faktor**: Sie werden abgemeldet und melden sich neu an. ## Zugang zur Beta [#zugang-zur-beta] Zahlenwerk ist derzeit nur auf Freischaltung nutzbar. Eingeladene Personen werden automatisch freigeschaltet. Wer ohne Einladung kommt, sieht einen Hinweis und kann sich unter [app.zahlenwerk.studio/waitlist](https://app.zahlenwerk.studio/waitlist) eintragen. # Oberfläche & Sprache (/erste-schritte/oberflaeche) ## Navigation [#navigation] Die Seitenleiste links ist in jedem Bereich gleich: | Eintrag | Zweck | | ------------------------ | ------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Team-Auswahl (ganz oben) | Aktives Team anzeigen und wechseln (**Switch team**). | | **Erstellen** | Schnellzugriff: neuer Chat, Asset, Darlehen, Gesellschaft, Person, **Personen einladen**. | | **Suchen** | Suche über Ihre Daten. | | **Verzeichnis** | Gesellschaften und Personen. → [Verzeichnis](/arbeiten/verzeichnis) | | **Assets** | Portfolio, Positionen, Kapitalabrufe und Uploads. → [Portfolio & Positionen](/arbeiten/portfolio) | | **Presse** | Meldungen zu beobachteten Gesellschaften und Fonds. | | **Buchhaltung** | Bücher je Gesellschaft, sofern im Paket enthalten. | | **Banken** | Externe und interne Darlehen, Termingelder. | | **Chats** | Ihre KI-Chats, darunter **Angeheftet** und **Archiviert**. → [KI-Chat](/arbeiten/chat) | Welche Einträge Sie sehen, hängt vom Paket und von Ihren Rechten ab. Bereiche, auf die Sie keinen Zugriff haben, werden ausgeblendet. Über das Kontomenü unten in der Seitenleiste erreichen Sie **Einstellungen**, Sprache, Farbschema, **Rechtliches** und **Abmelden**. ## Sprache [#sprache] Zahlenwerk gibt es auf Deutsch und Englisch. Die Sprache wählen Sie unter oder im Kontomenü unter **Language**. Ohne eigene Wahl richtet sich die Sprache nach Ihrem Browser. Einige Bildschirme sind noch nicht übersetzt, unter anderem die Mitgliederverwaltung, die Zwei-Faktor-Einrichtung und die Seiten für MCP und Integrationen. Diese Dokumentation nennt Schaltflächen so, wie sie auf dem Bildschirm stehen. ## Einstellungen im Überblick [#einstellungen-im-überblick] Die Einstellungen sind in zwei Gruppen geteilt: **Konto** (gilt für Sie persönlich) und eine Gruppe mit dem Namen Ihres aktiven Teams. | Seite | Inhalt | Sichtbar für | | ---------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------- | -------------------------------------- | | Konto › **Allgemein** | Profil, Sprache, Darstellung, Berichtswährung, Anmeldesicherheit, Konto löschen | alle | | Konto › **Benachrichtigungen** | Welche Hinweise per E-Mail kommen | alle | | Konto › **Ihre Teams** | Mitgliedschaften, neues Team, archivierte Teams | alle | | Team › **Allgemein** | Teamname, MFA-Pflicht, Aktivitätsprotokoll, Inhaberbereich | Inhaber, Team Admin | | Team › **Mitglieder** | Mitglieder, Plätze, Einladungen, Zugriffsrechte | alle (Verwaltung: Inhaber, Team Admin) | | Team › **Design** | Teamlogo und Dokumentstil | Inhaber, Team Admin | | Team › **Integrationen** | Dokumentensicherung, Chat-Benachrichtigungen, Postfächer, Webhooks | Inhaber, Team Admin | | Team › **MCP** | KI-Clients verbinden, Zugriffstoken | alle | | Team › **Nutzung**, **Pakete**, **Abrechnung** | Verbrauch, Paket, Verträge und Rechnungen | Inhaber, Team Admin | # Schnellstart (/erste-schritte/schnellstart) Diese Seite führt einmal durch die Einrichtung. Die Details stehen jeweils auf den verlinkten Seiten. ### Anmelden [#anmelden] Öffnen Sie [app.zahlenwerk.studio](https://app.zahlenwerk.studio) und melden Sie sich mit Google, Microsoft, einem Magic Link oder einem Passkey an. Ein Passwort gibt es nicht. → [Anmeldung](/erste-schritte/anmeldung) ### Team anlegen oder Einladung annehmen [#team-anlegen-oder-einladung-annehmen] Wurden Sie eingeladen, öffnen Sie den Link aus der Einladungs-E-Mail und klicken Sie **Accept invitation**. Andernfalls legen Sie beim ersten Login unter **Create a team** ein Team an. Neue Teams werden von Zahlenwerk freigeschaltet. → [Teams verwalten](/team/teams-verwalten) ### Vereinbarungen bestätigen [#vereinbarungen-bestätigen] Die Inhaberin oder der Inhaber des Teams bestätigt einmalig Nutzungsbedingungen und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Alle anderen Mitglieder können sofort arbeiten. → [Vereinbarungen](/team/vereinbarungen) ### Zwei-Faktor-Anmeldung einschalten [#zwei-faktor-anmeldung-einschalten] Unter verlangen Sie für alle Mitglieder einen zweiten Faktor. Wir empfehlen das für jedes Team. → [Zwei-Faktor-Anmeldung](/team/zwei-faktor) ### Mitglieder einladen und loslegen [#mitglieder-einladen-und-loslegen] Unter laden Sie Kolleginnen und Kollegen mit einer Rolle ein. Danach laden Sie die ersten Dokumente hoch oder verbinden Ihren KI-Client. → [Rollen & Rechte](/team/rollen) · [KI-Clients verbinden](/ki-clients) # Benachrichtigungen (/integrationen/benachrichtigungen) Zahlenwerk meldet fällige Kapitalabrufe, abgelaufene Verbindungen und andere Ereignisse an drei Stellen: * im **Posteingang** der App (immer alles), * per **E-Mail** (persönlich einstellbar), * im **Team-Chat** in Slack oder Microsoft Teams (für das ganze Team). ## E-Mail: persönliche Einstellungen [#e-mail-persönliche-einstellungen] Unter wählen Sie je Art **Sofort**, **Tägliche Zusammenfassung** oder **Aus**. | Benachrichtigung | E-Mail (Standard) | Team-Chat (Standard) | | -------------------------------------------- | ----------------- | -------------------- | | Kapitalabruf wird fällig / überfällig | Sofort | Sofort | | Kapitalabruf-Mitteilung gelesen / überwiesen | Zusammenfassung | Aus | | Verbindung funktioniert nicht mehr | Sofort | Sofort | | Darlehensrate | Sofort | Sofort | | Rechnung offen | Sofort | Aus | | Quartal abschließen | Zusammenfassung | Aus | | Geschäftsjahr abschließen | Sofort | Sofort | | Aufgabe zugewiesen | Sofort | Aus | ## Slack oder Microsoft Teams verbinden [#slack-oder-microsoft-teams-verbinden] Owner und Team Admins, unter : 1. Bei Slack oder Microsoft Teams **Connect** und beim Anbieter zustimmen. 2. **Choose a channel** und **Save channel**. 3. **Send test message** prüft die Verbindung. Je Anbieter ist ein Kanal möglich. Nachrichten gehen an das ganze Team, unabhängig von persönlichen Einstellungen. | Anbieter | Angefragte Rechte | | --------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------- | | Slack | `chat:write`, `channels:join`, `channels:read`, `groups:read` | | Microsoft Teams | `ChannelMessage.Send`, `Channel.ReadBasic.All`, `Team.ReadBasic.All`, `User.Read`, `offline_access` | Zeigt die Kachel **Needs attention** oder **Reconnect**, ist die Verbindung abgelaufen oder wurde beim Anbieter entfernt. Verbinden Sie neu. # Dokumentensicherung (/integrationen/dokumentensicherung) Die Dokumentensicherung legt eine Kopie jedes hochgeladenen Dokuments im Cloud-Speicher Ihres Teams ab. So haben Sie Ihre Originale immer auch in der eigenen Umgebung. Einrichten dürfen Owner und Team Admins, unter . ## Einrichten [#einrichten] ### Anbieter verbinden [#anbieter-verbinden] **Connect SharePoint** oder **Connect Google Drive**. Sie melden sich beim Anbieter an und stimmen zu. Je Team ist ein Speicher möglich. ### Ordner wird angelegt [#ordner-wird-angelegt] Zahlenwerk legt den Ordner `/Zahlenwerk` an und schreibt **ausschließlich** dort hinein, sortiert nach `funds////`. ### Bestand übertragen [#bestand-übertragen] **Back up existing files** kopiert auch Dokumente, die vor dem Verbinden hochgeladen wurden. ## Optionen [#optionen] | Schalter | Standard | Wirkung | | ----------------------------------------- | -------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | **Back up new uploads** | an | Neue Uploads werden kopiert. | | **Pick up files added to the folder** | aus | Dateien, die Sie in den Ordner legen, werden in Zahlenwerk übernommen und eingeordnet. | | **Let folder moves reclassify documents** | aus | Verschieben im Ordner ändert die Zuordnung in Zahlenwerk (fortgeschritten). | ## Berechtigungen [#berechtigungen] Zahlenwerk fragt delegierte Rechte an: `Files.ReadWrite.All`, `Sites.ReadWrite.All`, `User.Read`, `offline_access`. In vielen Microsoft-365-Umgebungen müssen diese Rechte von einer Administratorin oder einem Administrator freigegeben werden (Admin Consent). Planen Sie das mit Ihrer IT ein. Zahlenwerk nutzt nur `drive.file`: Zugriff ausschließlich auf Dateien, die Zahlenwerk selbst angelegt hat. Ihr übriges Drive bleibt unsichtbar. Dateien, die Sie auf anderem Weg in den Ordner legen, sind für Zahlenwerk deshalb unter Umständen nicht sichtbar. Die Zugangsdaten zum Speicher werden verschlüsselt im Tresor abgelegt. → [Sicherheit](/datenschutz-hosting/sicherheit) Kopien in Ihrem Speicher gehören Ihnen. Zahlenwerk löscht sie nicht, auch nicht nach Vertragsende. Steht beim Anbieter **Not available yet**, ist die Integration für Ihre Umgebung noch nicht freigeschaltet. Sprechen Sie uns an. # Webhooks (/integrationen/webhooks) Webhooks senden bei bestimmten Ereignissen eine HTTP-Anfrage an Ihr eigenes System, etwa an ein Data Warehouse oder ein Automatisierungswerkzeug. Einrichten dürfen Owner und Team Admins, unter : **Endpoint URL** und optional **Description** eintragen, **Add webhook**. Danach zeigt Zahlenwerk das Signaturgeheimnis (beginnt mit `whsec_`) **einmalig** an. Kopieren Sie es sofort in Ihr System. ## Ereignisse [#ereignisse] | Ereignis | Wann | | -------------------- | ----------------------------------------------- | | `report.parsed` | Ein Bericht wurde erfolgreich ausgelesen. | | `report.failed` | Das Auslesen eines Berichts ist fehlgeschlagen. | | `document.extracted` | Ein Dokument wurde ausgelesen. | | `position.created` | Eine Position wurde angelegt. | ## Signatur prüfen [#signatur-prüfen] Jede Anfrage trägt den Header: ```http Zahlenwerk-Signature: t=,v1= ``` `v1` ist ein HMAC-SHA256 über `"."` mit dem Geheimnis Ihres Webhooks. Prüfen Sie die Signatur und verwerfen Sie Anfragen, die älter als fünf Minuten sind. ```ts import { createHmac, timingSafeEqual } from 'node:crypto'; export function verify(header: string, body: string, secret: string) { const parts = Object.fromEntries(header.split(',').map((p) => p.split('='))); const expected = createHmac('sha256', secret).update(`${parts.t}.${body}`).digest('hex'); const fresh = Math.abs(Date.now() / 1000 - Number(parts.t)) < 300; const given = Buffer.from(parts.v1 ?? ''); return fresh && given.length === expected.length && timingSafeEqual(Buffer.from(expected), given); } ``` ## Anforderungen [#anforderungen] * Nur HTTPS-Endpunkte. * Interne und private Adressen werden abgelehnt. Eine allgemeine REST-API gibt es nicht. Für lesenden und schreibenden Zugriff nutzen Sie den [MCP-Endpunkt](/ki-clients). # Claude verbinden (/ki-clients/claude) Die Einrichtung gilt für Claude im Browser, Claude Desktop und die Claude-App; der Connector wird mit Ihrem Claude-Konto synchronisiert. Benutzerdefinierte Connectors sind in den kostenpflichtigen Claude-Plänen verfügbar. In Team- und Enterprise-Organisationen muss ggf. eine Administratorin oder ein Administrator den Connector freigeben. ### Connector hinzufügen [#connector-hinzufügen] Öffnen Sie in Claude und klicken Sie **Add custom connector**. ### URL eintragen [#url-eintragen] Name: `Zahlenwerk`, URL: ```text https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp ``` ### Anmelden und zustimmen [#anmelden-und-zustimmen] Claude öffnet Zahlenwerk im Browser. Melden Sie sich an und bestätigen Sie **Connect Claude**. ### Testen [#testen] Schreiben Sie in einem neuen Chat: „Liste meine Berichtssammlungen in Zahlenwerk auf.“ ## Dokumente aus Claude hochladen (optional) [#dokumente-aus-claude-hochladen-optional] Damit Claude Dateien direkt an Zahlenwerk übergeben kann, braucht es Netzwerkzugriff auf den Speicher: , dort `*.supabase.co` erlauben. Ohne diese Freigabe laden Sie Dokumente in der App hoch und nutzen Claude nur zum Auswerten. ## Claude Code [#claude-code] ```bash claude mcp add --transport http zahlenwerk https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp ``` Beim ersten Aufruf öffnet sich die Anmeldung im Browser (`/mcp` in Claude Code zeigt den Status). ## Verbindung trennen [#verbindung-trennen] In Zahlenwerk unter bei Claude **Revoke**. Alle Zugänge dieser App enden sofort. # Fehlerbehebung (/ki-clients/fehlerbehebung) * Prüfen Sie die URL: `https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp`, ohne Schrägstrich am Ende. * Melden Sie sich im selben Browser vorher bei Zahlenwerk an, und zwar mit dem Konto, das Zugriff auf das Team hat. * Blockiert eine Firmenrichtlinie benutzerdefinierte Connectors, muss Ihre IT den Connector freigeben. * Sind Sie in mehreren Teams? Der Assistent fragt, welches Team gemeint ist. Nennen Sie es ausdrücklich. * Hat Ihr Owner den KI-Zugriff für Sie auf **No AI access** gesetzt? Das sehen Sie auf der Mitgliederseite. * Haben Sie in der App Zugriff auf den Bereich (z. B. Assets)? Der Datensatz gehört zu einem anderen Ihrer Teams. Es wurde nichts geändert. Bestätigen Sie dem Assistenten, dass er in dieses Team wechseln soll. Ihr KI-Zugriff steht auf **Read-only**, Ihre Rolle ist Viewer, oder der Chat läuft in einem Nur-Lese-Modus. Owner und Team Admins können das unter **Mitglieder** ändern. Erlauben Sie in Claude unter die Domain `*.supabase.co`. Alternativ in der App hochladen. Große Dateien niemals als Base64 in den Chat kopieren. Das Limit von 240 Anfragen (40 schreibende) pro Minute ist erreicht. Gute Clients warten automatisch; sonst eine Minute warten. Uploads und Auswertungen stoppen, bis Credits im neuen Monat zurückgesetzt werden oder zusätzliche Credits freigegeben sind. → [Pakete & Nutzung](/vertrag/pakete-nutzung) Nichts hilft? Schreiben Sie an [hello@zahlenwerk.studio](mailto:hello@zahlenwerk.studio) mit Client, Uhrzeit und Fehlermeldung. # KI-Clients verbinden (/ki-clients) Über den MCP-Endpunkt arbeiten Sie mit Ihren Zahlenwerk-Daten direkt in dem KI-Assistenten, den Sie ohnehin nutzen: Fragen zum Portfolio stellen, Berichte hochladen, Positionen anlegen, Briefbögen erzeugen. ## Verbindungs-URL [#verbindungs-url] ```text https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp ``` Sie finden die URL mit Kopierknopf unter . ## Zwei Arten der Anmeldung [#zwei-arten-der-anmeldung] | | OAuth (empfohlen) | Zugriffstoken | | ----------- | --------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | | Für | Claude, ChatGPT und andere Clients mit Anmeldedialog | Clients ohne OAuth, Skripte, Entwicklerwerkzeuge | | Einrichtung | URL eintragen, im Browser anmelden, zustimmen | Token in Zahlenwerk erzeugen und im Client hinterlegen | | Laufzeit | Erneuert sich automatisch, bis Sie die Verbindung trennen | 30 Tage, 90 Tage oder 1 Jahr | | Widerrufen | **Connected apps** › **Revoke** | **Access tokens** › **Revoke** | → [Claude verbinden](/ki-clients/claude) · [Weitere Clients](/ki-clients/weitere-clients) · [Zugriffstoken](/ki-clients/zugriffstoken) ## Rechte [#rechte] Ein KI-Client handelt immer als Sie und darf **nie mehr als Sie selbst** in der App. Owner und Team Admins können das für einzelne Mitglieder weiter einschränken (**Read-only** oder **No AI access**). → [Rollen & Rechte](/team/rollen#zugriff-über-ki-clients) Änderungen über MCP stehen in der Historie mit dem Vermerk „über MCP“ und lassen sich zurücknehmen. ## Mehrere Teams [#mehrere-teams] Die Verbindung gehört zu Ihnen, nicht zu einem Team. Sind Sie Mitglied mehrerer Teams, fragt der Assistent beim ersten Zugriff in einem Chat, mit welchem Team er arbeiten soll, und bleibt für diesen Chat dabei. In einem neuen Chat fragt er erneut. Mit nur einem Team entfällt die Frage. ## Grenzen [#grenzen] * 240 Anfragen pro Minute je Verbindung, davon höchstens 40 schreibende. * Uploads und Auswertungen verbrauchen Credits wie in der App. Der Assistent kann Ihren Stand mit `get_usage` abfragen. # Weitere Clients (/ki-clients/weitere-clients) Zahlenwerk spricht Standard-MCP über HTTP (Streamable HTTP). Jeder Client, der entfernte MCP-Server unterstützt, kann sich verbinden. ## Clients mit OAuth [#clients-mit-oauth] Tragen Sie die URL als entfernten MCP-Server bzw. Connector ein: ```text https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp ``` Der Client findet die Anmeldung selbst (OAuth 2.1 mit PKCE, dynamische Client-Registrierung). Sie melden sich im Browser an und stimmen zu. Das gilt z. B. für **ChatGPT** (Connectors im Entwicklermodus, je nach Plan) und viele Entwicklerwerkzeuge. Wo genau die Einstellung liegt, ändert sich bei den Anbietern häufig; maßgeblich ist deren eigene Hilfe. ## Clients ohne OAuth [#clients-ohne-oauth] Erzeugen Sie ein [Zugriffstoken](/ki-clients/zugriffstoken) und übergeben Sie es als Header: ```http Authorization: Bearer zw_pat_… ``` In `~/.cursor/mcp.json` (oder `.cursor/mcp.json` im Projekt): ```json { "mcpServers": { "zahlenwerk": { "url": "https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp", "headers": { "Authorization": "Bearer zw_pat_…" } } } } ``` Die meisten Clients verwenden dasselbe Schema: ```json { "mcpServers": { "zahlenwerk": { "type": "http", "url": "https://app.zahlenwerk.studio/api/mcp", "headers": { "Authorization": "Bearer zw_pat_…" } } } } ``` Legen Sie Konfigurationsdateien mit Token nicht in ein gemeinsames Repository. Wer das Token hat, handelt mit Ihren Rechten. # Verfügbare Werkzeuge (/ki-clients/werkzeuge) Der KI-Client wählt die Werkzeuge selbst. Sie beschreiben einfach, was Sie brauchen. Diese Übersicht hilft einzuschätzen, was möglich ist. Schreibende Werkzeuge sind mit ✎ markiert. ## Teams und Nutzung [#teams-und-nutzung] | Werkzeug | Zweck | | --------------- | -------------------- | | `list_my_teams` | Ihre Teams auflisten | | `get_usage` | Verbleibende Credits | ## Berichte [#berichte] | Werkzeug | Zweck | | -------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------- | | `list_collections`, `get_collection`, `find_collection_by_fund_name` | Sammlungen finden und lesen | | `get_report`, `list_report_companies` | Fondskennzahlen und Portfoliounternehmen eines Berichts | | `create_report_upload_url` → `finalize_report_upload` ✎ | Bericht hochladen und auslesen lassen | | `create_collection`, `update_collection` ✎ | Sammlung anlegen oder umbenennen | | `delete_report` ✎ | Bericht endgültig löschen | ## Portfolio [#portfolio] | Werkzeug | Zweck | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------- | | `portfolio_summary`, `list_positions`, `get_position`, `get_company` | Portfolio und Positionen lesen | | `list_valuations`, `list_position_events` | Bewertungen und Cashflows | | `create_fund_lp_position`, `create_direct_equity_position`, `create_safe`, `create_spv`, `create_option_grant`, `create_share_account`, `convert_note` ✎ | Positionen anlegen oder wandeln | | `record_contribution`, `record_cashflow`, `add_valuation`, `record_position_event`, `update_position_event`, `delete_position_event` ✎ | Kapitalabrufe, Ausschüttungen, Bewertungen erfassen | | `update_position`, `set_position_status`, `set_position_holder`, `set_vesting_schedule`, `delete_vesting_schedule` ✎ | Positionen ändern | ## Bankkonten [#bankkonten] | Werkzeug | Zweck | | ----------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------- | | `list_entity_bank_accounts` | Bankkonten einer Gesellschaft | | `add_entity_bank_account`, `archive_entity_bank_account`, `set_position_paying_account` ✎ | Bankkonten pflegen und zuordnen | ## Verzeichnis und Dokumente [#verzeichnis-und-dokumente] | Werkzeug | Zweck | | ------------------------------------------------------------------------------------------------ | ------------------------------- | | `list_directory_entities`, `list_directory_people` | Verzeichnis durchsuchen | | `create_directory_entity`, `create_directory_person` ✎ | Einträge anlegen | | `generate_letterhead`, `generate_person_letterhead`, `generate_letter`, `generate_person_letter` | Briefbogen oder Brief als Datei | | `generate_dossier` | KYC-Dossier als ZIP | ## Buchhaltung [#buchhaltung] | Werkzeug | Zweck | | -------------------------------------------------------------------------------- | --------------------------------------------------------- | | `list_books`, `list_transactions` | Bücher und Buchungen | | `get_trial_balance`, `get_profit_and_loss`, `get_tax_report`, `get_cost_centres` | Summen- und Saldenliste, GuV, Umsatzsteuer, Kostenstellen | | `code_transaction` ✎ | Buchung kontieren | Die maschinenlesbare, stets aktuelle Liste steht unter [app.zahlenwerk.studio/llms.txt](https://app.zahlenwerk.studio/llms.txt). # Zugriffstoken (/ki-clients/zugriffstoken) Zugriffstoken brauchen Sie nur für Clients ohne Anmeldedialog. Für Claude und ChatGPT genügt OAuth. ## Token erzeugen [#token-erzeugen] 1. 2. **Name** vergeben (z. B. „Cursor Laptop“) und **Expires** wählen: 30 Tage, 90 Tage (Standard) oder 1 Jahr. 3. **Create token** und das Token sofort kopieren. Das Token beginnt mit `zw_pat_` und wird **nur einmal angezeigt**. Zahlenwerk speichert lediglich einen Hash; ein verlorenes Token können wir nicht wiederherstellen. Erzeugen Sie dann ein neues. ## Regeln [#regeln] * Ein Token hat genau Ihre Rechte, nie mehr. * Höchstens 10 aktive Token je Person. * Ein Token ohne Ablaufdatum gibt es nicht. ## Widerrufen [#widerrufen] Auf derselben Seite beim Token **Revoke**. Es ist sofort ungültig. Widerrufen Sie Token von Geräten, die Sie nicht mehr nutzen, und wenn jemand das Team verlässt. # Aktivitätsprotokoll (/team/aktivitaetsprotokoll) ## Teamweites Protokoll [#teamweites-protokoll] Owner und Team Admins öffnen es unter . Es verzeichnet Änderungen an Daten, Mitgliedern, Einstellungen und Integrationen mit Person und Zeitpunkt. Jeder Eintrag zeigt, woher die Änderung kam: aus der App, aus dem KI-Chat oder über einen angebundenen KI-Client (MCP). ## Historie einer Position [#historie-einer-position] Jede Position hat ein eigenes Panel **Historie** („Wer diesen Datensatz geändert hat, und was“). Mit dem Pfeil **Zurücknehmen** machen Sie eine Änderung rückgängig, auch wenn sie ein KI-Assistent vorgenommen hat. Zurücknehmen dürfen alle Mitglieder mit Schreibrecht. # Mitglieder einladen (/team/mitglieder) Einladen dürfen Owner und Team Admins. ### Einladung senden [#einladung-senden] Öffnen Sie (oder **Erstellen › Personen einladen**). Tragen Sie **Email** ein, wählen Sie die **Role** (Standard: Editor) und klicken Sie **Send invite**. ### Einladung annehmen [#einladung-annehmen] Die eingeladene Person erhält eine E-Mail mit Link. Sie meldet sich **mit genau dieser E-Mail-Adresse** an und klickt **Accept invitation**. ## Offene Einladungen [#offene-einladungen] * Einladungen sind **7 Tage** gültig. * **Resend** schickt die E-Mail erneut, **Revoke** zieht die Einladung zurück. * Ist das Team voll, erscheint **This team is full**. Laden Sie dann als Viewer ein oder geben Sie einen Platz frei. ## Mitglieder entfernen oder Team verlassen [#mitglieder-entfernen-oder-team-verlassen] * Owner und Team Admins entfernen Mitglieder auf der Mitgliederseite. * Wer selbst gehen möchte, klickt **Leave team…** und bestätigt mit **Confirm leave**. Der Owner muss vorher die Inhaberschaft übertragen. Daten, die ein Mitglied angelegt hat, bleiben im Team. # Rollen & Rechte (/team/rollen) Jedes Team ist ein eigener Arbeitsbereich. Daten eines Teams sind für andere Teams nicht sichtbar, auch wenn dieselbe Person in mehreren Teams Mitglied ist. ## Die vier Rollen [#die-vier-rollen] | Recht | Viewer | Editor | Team Admin | Owner | | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | :----: | :----: | :--------: | :---: | | Daten lesen | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | | Daten anlegen, ändern, löschen | – | ✓ | ✓ | ✓ | | Mitglieder einladen und entfernen, Rollen und Zugriff festlegen | – | – | ✓ | ✓ | | Aktivitätsprotokoll, Nutzung, Pakete, Abrechnung, Design, Integrationen, MFA-Pflicht | – | – | ✓ | ✓ | | Inhaberschaft übertragen, Team archivieren oder löschen, eigener KI-Schlüssel, MFA eines Mitglieds zurücksetzen | – | – | – | ✓ | * Jedes Team hat genau einen **Owner** (Inhaberin oder Inhaber). Er kann nicht entfernt werden. * Ein **Team Admin** kann nur Editors und Viewers entfernen und nur zwischen diesen beiden Rollen wechseln. ## Plätze [#plätze] Ihr Paket enthält eine Anzahl Plätze. Die Mitgliederseite zeigt die Belegung, z. B. „3 von 5 Plätzen“. * **Viewer belegen keinen Platz.** Sie können beliebig viele Personen mit Leserechten einladen. * Offene Einladungen für andere Rollen reservieren bereits einen Platz. * Wer von Viewer zu Editor wechselt, braucht einen freien Platz. ## Zugriff je Bereich [#zugriff-je-bereich] Unter öffnen Sie bei einem Mitglied **Choose their access**: * **Every tool — follows their role**: Das Mitglied darf überall, was seine Rolle erlaubt. * **Choose per tool**: Für jeden Bereich (Verzeichnis, Assets, Presse, Agents & Tools, Buchhaltung, Banken) wählen Sie **No access**, **Read** oder **Edit**. Bereiche ohne Zugriff verschwinden aus der Navigation. ### Zugriff über KI-Clients [#zugriff-über-ki-clients] Separat legen Sie fest, was ein Mitglied über angebundene KI-Clients (MCP) darf: | Einstellung | Wirkung | | -------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------ | | **Same as their app access** | Wie in der App. | | **Read-only, whatever the app allows** | KI-Clients dürfen nur lesen, auch wenn das Mitglied in der App schreiben darf. | | **No AI access** | Keine Verbindung über MCP. | ### Externe Mitglieder [#externe-mitglieder] Mitglieder können als **Internal** oder **External** markiert werden. Externe erhalten eine Kennzeichnung und optional ein Enddatum. An diesem Datum werden sie automatisch aus dem Team entfernt, praktisch für Steuerberater oder Prüfer mit befristetem Zugang. # Teams verwalten (/team/teams-verwalten) ## Team anlegen [#team-anlegen] * **Beim ersten Login:** Karte **Create a team**, Teamname eingeben, Vereinbarungen bestätigen, **Create team**. * **Weitere Teams:** . Neue Teams werden von Zahlenwerk freigeschaltet. Bis dahin sehen Sie **Your team is awaiting approval**. ## Team wechseln [#team-wechseln] Klicken Sie oben in der Seitenleiste auf den Teamnamen und wählen Sie **Switch team**. Öffnen Sie einen Link, der zu einem anderen Ihrer Teams gehört, fragt Zahlenwerk, ob Sie wechseln möchten. ## Inhaberschaft übertragen [#inhaberschaft-übertragen] Unter klickt der Owner **Transfer ownership…** und bestätigt. Die bisherige Inhaberin oder der bisherige Inhaber wird Team Admin. Die Übertragung ist auch möglich, wenn alle Plätze belegt sind. ## Archivieren und löschen [#archivieren-und-löschen] 1. **Archive team…** im Inhaberbereich archiviert das Team. Es ist dann für alle Mitglieder ausgeblendet. 2. Unter kann der Owner **Restore** wählen oder **Delete forever…**. Zum Löschen tippt er den exakten Teamnamen ein. Das Löschen entfernt alle Daten des Teams unwiderruflich. Solange für ein beendetes Vertragsverhältnis Aufbewahrungsfristen laufen, ist das Löschen gesperrt. ## Eigenes Konto löschen [#eigenes-konto-löschen] . Zur Bestätigung tippen Sie `delete my account`. Das Löschen wird abgelehnt, solange Sie Owner eines Teams sind. Übertragen Sie die Inhaberschaft zuerst. # Vereinbarungen (/team/vereinbarungen) Bevor ein Team Zahlenwerk nutzt, bestätigt der **Owner** im Namen des Teams: * die **Nutzungsbedingungen**, * den **Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)** nach Art. 28 DSGVO, * die Kenntnisnahme der **Datenschutzerklärung**. ## Ablauf [#ablauf] 1. Der Owner wird beim Login zur Seite **Nutzungsbedingungen und Datenschutz** geleitet. 2. Er setzt das Häkchen und klickt **Akzeptieren und fortfahren**. Alle anderen Mitglieder arbeiten währenddessen normal weiter. Sie sehen nur einen Hinweis, dass der Owner noch bestätigen muss. Von ihnen wird nichts benötigt. Ändert sich eines der Dokumente, fragt Zahlenwerk erneut. Die Bestätigung wird mit Version und Zeitpunkt gespeichert. Wer ein neues Team anlegt, bestätigt die Vereinbarungen direkt beim Anlegen. Für Kunden mit Rahmenvertrag (MSA) und Leistungsschein gelten zusätzlich diese Verträge. Sie finden sie unter . # Zwei-Faktor-Anmeldung (/team/zwei-faktor) ## MFA für das Team verlangen [#mfa-für-das-team-verlangen] Owner und Team Admins schalten unter die Pflicht ein. Ab dann richten alle Mitglieder beim nächsten Login einen zweiten Faktor ein. Die Pflicht gilt für die Person, nicht nur für ein Team: Verlangt eines ihrer Teams MFA, meldet sie sich überall mit zweitem Faktor an. ## Zweiten Faktor einrichten [#zweiten-faktor-einrichten] Die Seite **Set up two-factor login** bietet zwei Wege: **Use this device**: Fingerabdruck, Gesichtserkennung oder Geräte-PIN. Ein Passkey erfüllt die MFA-Pflicht allein und ist am schnellsten. **Use an authenticator app**: z. B. Microsoft Authenticator, Google Authenticator, 1Password oder jede andere TOTP-App. 1. QR-Code mit der App scannen (oder **Can't scan? Enter this key**). 2. Den 6-stelligen Code eingeben. 3. **Verify and continue**. Ihre Faktoren verwalten Sie unter . Dort fügen Sie mit **Add a passkey** weitere Passkeys hinzu, etwa für ein zweites Gerät. ## Gerät verloren [#gerät-verloren] * **Mitglied:** Der Owner öffnet und klickt beim Mitglied **Reset MFA**. Beim nächsten Login richtet das Mitglied einen neuen Faktor ein. * **Owner selbst:** Schreiben Sie an [hello@zahlenwerk.studio](mailto:hello@zahlenwerk.studio). Wir setzen den Faktor nach Rücksprache zurück. Richten Sie zwei Faktoren ein, z. B. Passkeys auf Laptop und Telefon. Dann sperrt ein verlorenes Gerät Sie nicht aus. # Dokumentationsstand (/vertrag/dokumentationsstand) Die Website zeigt immer die aktuelle Fassung. Für die Abnahme nach Leistungsschein wird ein fester Stand als PDF übergeben und archiviert. | Version | Stand | Änderungen | | ------- | ---------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ | | 1.0 | 16.09.2026 | Erste Fassung: Einrichtung, Team & Sicherheit, Arbeiten mit Zahlenwerk, KI-Clients, Integrationen, Datenschutz & Hosting | Die PDF-Fassung einer Version erhalten Sie mit der Abnahmeaufforderung oder auf Anfrage an [hello@zahlenwerk.studio](mailto:hello@zahlenwerk.studio). # Leistungsumfang (/vertrag/leistungsumfang) ## Diese Dokumentation als Vertragsbestandteil [#diese-dokumentation-als-vertragsbestandteil] Leistungsscheine für die Zahlenwerk-Anwendung sehen als Ergebnis eine **technische Kurzdokumentation und Einrichtungshinweise** vor. Diese Seite ist diese Dokumentation. * **Online** unter docs.zahlenwerk.studio steht immer die aktuelle Fassung. * **Zur Abnahme** erhalten Sie eine datierte PDF-Fassung mit Versionsnummer. Maßgeblich für die Abnahme ist der übergebene Stand. → [Dokumentationsstand](/vertrag/dokumentationsstand) Bei Widersprüchen gehen Rahmenvertrag (MSA), Leistungsschein und Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) dieser Dokumentation vor. ## Funktionsbereiche und wo sie beschrieben sind [#funktionsbereiche-und-wo-sie-beschrieben-sind] | Funktionsbereich | Seiten | | ------------------------------------------------------------------ | -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | | KI-gestützter Chat-Arbeitsbereich | [KI-Chat](/arbeiten/chat) | | Verzeichnis von Rechtsträgern und Personen | [Verzeichnis](/arbeiten/verzeichnis) | | Briefkopf- und Fußzeilen-Generator | [Briefbögen & Dokumente](/arbeiten/briefboegen) | | Portfolio- und Positionsübersicht mit Kennzahlen | [Portfolio & Positionen](/arbeiten/portfolio), [Kennzahlen](/arbeiten/kennzahlen) | | Dokumenten-Upload mit Extraktion und Prüf-Queue | [Dokumente hochladen](/arbeiten/dokumente-hochladen), [Prüfung](/arbeiten/pruefung) | | Kapitalabruf-Tracking | [Kapitalabrufe](/arbeiten/kapitalabrufe) | | Team-Funktionen und Team-Einstellungen | [Rollen & Rechte](/team/rollen), [Mitglieder](/team/mitglieder), [Teams verwalten](/team/teams-verwalten), [Aktivitätsprotokoll](/team/aktivitaetsprotokoll) | | Team-MFA und freigeschalteter Zugang | [Zwei-Faktor-Anmeldung](/team/zwei-faktor), [Anmeldung](/erste-schritte/anmeldung) | | Persönlicher MCP-Endpunkt | [KI-Clients verbinden](/ki-clients) | | Cloud-Drive-Mirror | [Dokumentensicherung](/integrationen/dokumentensicherung) | | Eigene KI-Schlüssel, eigene Datenbank, verschlüsselte Zugangsdaten | [Eigene KI-Schlüssel](/datenschutz-hosting/eigene-ki-schluessel), [Eigene Datenbank](/datenschutz-hosting/eigene-datenbank), [Sicherheit](/datenschutz-hosting/sicherheit) | ## Nicht enthalten [#nicht-enthalten] Schulungen, Migrationsskripte und individuelle Auswertungen sind keine Bestandteile der Dokumentation. Sie werden auf Wunsch gesondert nach Aufwand erbracht. Funktionen, die in der Anwendung als „bald“ oder „Prototyp“ gekennzeichnet sind, sind hier nicht oder nur als Ausblick beschrieben. # Pakete & Nutzung (/vertrag/pakete-nutzung) Die KI-gestützte Verarbeitung (Auslesen von Dokumenten, Recherchen, Chat) wird in **Credits** gemessen. Ihr Paket enthält eine monatliche Menge. ## Was Credits kostet [#was-credits-kostet] | Vorgang | Credits | | -------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------ | | Auslesen eines Dokuments, je Durchgang (Überblick, Unternehmen, Kapitalkonto, Kapitalabruf, Word, Excel) | 1 | | PDF-Umwandlung | bis 10 Seiten frei, danach 1 je angefangene 100 Seiten | | Beleg oder Rechnung lesen, Tilgungsplan | 1 | | Recherche zu Gesellschaft, Markt oder Fondsfamilie, **Im Web suchen** | 2 | | Chat-Antwort | 0,05 (bei sehr langen Chats etwas mehr) | | Chat-Titel, Zusammenfassungen, Pressecheck, Sortierung im Posteingang | 0 | Richtwerte: Ein Kapitalkontoauszug mit 20 Seiten kostet etwa 3 Credits, ein Quartalsbericht mit 170 Seiten etwa 5. Mit einem [eigenen KI-Schlüssel](/datenschutz-hosting/eigene-ki-schluessel) verbrauchen KI-Aufrufe keine Credits. ## Verbrauch sehen [#verbrauch-sehen] * **Schnellblick:** Klick auf den Teamnamen oben in der Seitenleiste zeigt **Nutzung**, verbleibende Credits und die Tage bis zum Zurücksetzen. * **Details:** (Owner und Team Admins) mit Verlauf über sechs Monate, aufgeteilt nach Funktion. ## Zurücksetzen und Obergrenzen [#zurücksetzen-und-obergrenzen] * Enthaltene Credits werden am **1. jedes Monats** zurückgesetzt. Nicht genutzte Credits verfallen. * Unter **Zusätzliche Credits, die Sie zulassen** legen Sie fest, wie viel darüber hinaus verbraucht werden darf, oder fragen mit **Höhere Obergrenze anfragen** mehr an. * Sind alle Credits verbraucht, stoppen Uploads und KI-Funktionen bis zum nächsten Monat oder bis zur Freigabe weiterer Credits. Ihre Daten bleiben lesbar. ## Pakete und Abrechnung [#pakete-und-abrechnung] Ihr aktuelles Paket und mögliche Upgrades sehen Owner und Team Admins unter , Verträge und Rechnungen unter . # Support & Updates (/vertrag/support) ## Kontakt [#kontakt] Schreiben Sie an [hello@zahlenwerk.studio](mailto:hello@zahlenwerk.studio). Hilfreich sind: * Ihr Team und die betroffene Seite (Link aus der Adresszeile), * was Sie erwartet haben und was passiert ist, * bei Dokumenten: Dateiname und Uhrzeit des Uploads, * bei KI-Clients: welcher Client und die Fehlermeldung. Schicken Sie uns keine Passwörter, Token oder API-Schlüssel. ## Updates [#updates] Zahlenwerk wird laufend weiterentwickelt. Neue Versionen gehen ohne Wartungsfenster live; Sie müssen nichts tun. Änderungen, die Ihre Rechte oder Pflichten betreffen, etwa an Nutzungsbedingungen, AVV oder Unterauftragsverarbeitern, kündigen wir dem Owner Ihres Teams vorab per E-Mail an. ## Diese Dokumentation [#diese-dokumentation] Jede Seite hat oben **Als Markdown kopieren** und **Öffnen** (in Claude oder ChatGPT), damit Sie Fragen zur Seite direkt an Ihren Assistenten stellen können. Für KI-Werkzeuge gibt es die gesamte Dokumentation als Text unter [/llms-full.txt](/llms-full.txt).